El mundo de los negocios se mueve a altas velocidades, por lo que aprovechar el tiempo para hacer un evento provechoso es esencial en la planeación. Mira cómo gestionar correctamente un evento.
Los negocios evolucionan a pasos agigantados y para seguirles el ritmo es necesario gestionar eventos empresariales exitosos. Para lograrlo, es fundamental que se aprovechen las horas de evento al máximo por medio de una organización oportuna. Ya lo dice el dicho popular: “el tiempo es dinero”, y en los negocios, esto no podría ser más cierto. Es por esto que hoy traemos para ti 5 pasos esenciales en la organización de un evento empresarial.
1. PRIORIZAR NECESIDADES
Al comenzar con la planeación de un evento empresarial todo parece ser esencial, pero debes buscar equilibrar tus prioridades. Procura hacer una lista en la que estructures por medio de jerarquías la importancia de cada una de las actividades. Realiza las actividades principales al inicio y gestiona los detalles al final de tu jornada de planeación.
Calcula el tiempo que tienes disponible para la organización y calendariza puntualmente cada una de las actividades que harás. De esta manera notarás las necesidades más apremiantes y gestionarás tu propio tiempo para organizar el evento.
Recuerda que es tan importante el tiempo que dediques a la organización como el de la duración del evento.
2. GARANTIZA CALIDAD
El tiempo que dediques a cada una de las actividades de planeación definirá la calidad que ofrezcas a tus invitados. Cuida que los aspectos más importantes como el lugar del evento, catering, lista de invitados e invitaciones sean primordiales. No te dejes llevar por el precio, sino observa la calidad de servicios que se te ofrecen.
Toma el tiempo para evaluar el presupuesto del evento y los elementos que requerirán de mayor inversión. De esta manera, podrás jerarquizar entre lo que requiere de mayor atención y presupuesto y los elementos prescindibles. Por ejemplo, probablemente no necesitarás invertir demasiado presupuesto en iluminación animada, pero sí en el lugar del evento.
3. ADAPTA LA AGENDA A TUS NECESIDADES
Como organizador del evento, tendrás que coordinar citas y reuniones con proveedores y directivos de la empresa. Toma en cuenta que la empresa te pedirá avances sobre el estatus de los preparativos, será mejor que adaptes tu agenda.
Preparar reportes acerca de tus avances ahorrará tiempo de reuniones con directivos y te ayudará a tener control de todo. De esta manera te será más fácil notar el avance y anticiparás necesidades en el proceso de organización.
4. PRESUPUESTO
Este es uno de los puntos más obvios, pero a la vez más sensibles en la organización del evento. Como organizador, estarás encargado de repartir el presupuesto disponible entre los elementos necesarios para hacer del evento un éxito. Tu función será dar prioridad, como mencionábamos antes, a ciertos elementos e invertir el presupuesto en lo esencial.
Contempla hasta los más mínimos detalles en la planeación inicial para calcular el presupuesto necesario para la organización. En caso de que tu presupuesto sea limitado, deberás priorizar puntualmente los elementos esenciales desde el inicio.
5. DISCIPLINA
Esta es una habilidad sumamente importante que te ayudará no solamente en la organización de un evento empresarial. Optimiza el tiempo y respeta fechas, citas y presupuesto por medio de una agenda exclusiva para la ocasión. Es fundamental que planifiques estratégicamente el tiempo para sacar el máximo provecho de cualquier proyecto que se te presente. Tener una estructura y disciplina durante el proceso de planeación hará que los imprevistos en el evento sean mínimos.
Como ves, la organización de un evento puede llevarse a cabo de manera completamente ordenada y con calma. Verás que cuando llegue el día del evento empresarial sentirás más tranquilidad sabiendo que tu organización ha previsto cualquier incidente.
