Al comenzar la organización de un evento es necesario calcular el espacio que se necesitará para éste. Mira cómo lograrlo.
Cuando se está a cargo de la organización de un evento existe una larga lista de tareas que se deben llevar a cabo. Una de las principales será buscar el salón de eventos perfecto para lograr los objetivos que se tienen en mente. Para hacerlo, es necesario que sepamos calcular el espacio necesario para nuestro evento antes de comenzar a buscar. Esto se logra primeramente conociendo el tipo de evento que se está desarrollando y el armado que requiere.
Es importante que conozcamos que la organización del espacio no es igual para una conferencia que para un coctel. Ya sea que se trate de una boda, cumpleaños o una cena formal para una empresa, calcular el espacio es primordial.
Como primer paso para calcular la asistencia de los invitados, se podrá incluir una solicitud de confirmación en las invitaciones. Esto nos ayudará a comenzar a calcular el espacio que se necesitará para llevar a cabo el evento.
En caso de que el organizador ya cuente con un espacio designado, se tendrá que adaptar la cantidad de invitados. Esto se logrará calculando la capacidad del salón y el tipo de evento que se quiere lograr.
CALCULADORA DE ESPACIOS
Como hemos visto, para lograr esta calculación es necesario conocer primeramente el tipo de evento del que se trata. Si hablamos de un evento tipo coctel, debemos considerar que el espacio necesario mínimo por persona es de 1m2. Así que un salón que cuente con 250m2 tendrá la capacidad de recibir aproximadamente a 250 personas.
En cambio, si hablamos de una cena formal, el espacio necesario se extiende a 2m2por persona, pues estarán sentados. Las mesas redondas normalmente tienen una capacidad de entre 8 a 10 personas por mesa. Para esto, debemos calcular el espacio que utilizarán los platos que se servirán que normalmente tienen un radio de 35cm. Además, debemos tomar en cuenta que para la correcta circulación de meseros e invitados necesitaremos de 1.5m entre las mesas.
Si el evento se presta a que exista una pista de baile al centro, calcula que cada persona necesitará 1m2. Calcula este espacio únicamente para una tercera parte del total de invitados, ya que nunca bailan todos. Así, la pista de baile no lucirá vacía en caso de que no todos los asistentes al evento bailen.
Si el evento requiere de una tarima, calcula la altura de la misma para que todos los asistentes puedan verla. Lo adecuado es que sea de aproximadamente 30 o 40 cm, pero se incrementa la altura cuantas más personas asistan.
En caso de que el evento requiera de acomodo tipo teatro o escuela, toma en cuenta el pasillo central y de los costados. Esto permitirá la circulación adecuada y el flujo de paso al momento de iniciar y terminar el evento.
DATOS IMPORTANTES A CONSIDERAR
También es importante que no te olvides de considerar ciertos datos que son de suma importancia para tu evento:
- Que el espacio cuente con salidas de emergencia
- Que las sillas y mesas no sean un estorbo para alcanzar dichas salidas
- Facilidades como baños, tocadores, roperos, etcétera.
- Que el espacio cuente con la ventilación adecuada
- Que la iluminación cubra las necesidades del evento
Como ves, la calculación de espacios es más sencilla de lo que te habías imaginado que sería. En Dos Arroyos contamos con los mejores espacios para cualquier tipo de evento que puedas estar organizando. Contáctanos hoy mismo, conoce nuestros servicios y disfruta de tus eventos como nunca lo habías hecho.
